211.4 Offices[//]

Plusieurs notices bibliographiques (ou « volume ») peuvent être ajoutées à une unique commande (ou « maître ») dans la commande pour traiter les adhésions, les échelonnements et les changements des titres de publications en série, des séries monographiques, les suites d'office, etc. Le personnel ajoute cette donnée à partir des Commandes, et peut la mettre à jour dans les Réceptions ou les Commandes. Le numéro de la commande associé à une commande de notice volume est le même que celui de la commande de notice maître – seule la notice bibliographique sera différente. Le personnel peut recevoir, retourner, et réclamer les volumes séparément, et peut aussi gérer les factures séparément.

Voir l'introduction du module acquisitions pour les informations générales.

Maître\volume : Cette option n'est disponible que pour les suites d'office. Après la sélection de cette option un écran de sélection s'affiche :

Les options sont :

·                Voir notice maître

·         Si la notice courante n'est pas une notice volume, le système affiche un message, « la commande courante n'a pas de notice maître ».

·         Si la notice courante est une notice volume, le système quitte la commande/bib courante et revient sur l'écran détail commande de la notice maître.

·                Voir notice volume

·         Si la notice courante n'a pas de notice volume, le système affiche un message, « la commande courante n'a pas de notice volume ».

·         Si la notice courante a des notices volumes, le système affiche un écran contenant la liste de toutes les notices volumes de la notice maître. Si une des notices volumes est sélectionnée, le système laisse la commande/bib en cours et revient dans l'écran de la commande détaillée de la notice volume sélectionnée.

·                Créer notice volume - collection

·         Si la notice courante est une collection monographique, vous ne pouvez créer une notice volume.

·         Sinon, le système abandonne la commande/bib courante et affiche l'écran de recherche bibliographique. Lorsque l'écran de la Commande sommaire s'affiche ou lorsque la rubrique Commande(s) est sélectionnée à partir de l'écran Notice complète (et qu'il n'y a pas de commande), le système crée automatiquement une notice volume sur la nouvelle notice bibliographique. Le numéro de commande de la nouvelle notice est le même que celle de la notice maître – la seule chose qui change est le numéro de la notice bibliographique. Le statut de la notice courante est configuré sur « scission de titre ». Le statut de la notice maître est mis à jour pour inclure « notice maître avec la scission de titre ».

·                Créer notice volume – suite monographique

·          Si la notice courante est une notice de suite monographique, vous ne pouvez créer une notice volume.

·         Sinon, le système abandonne la commande/bib courante et affiche l'écran de recherche bibliographique. Lorsque l'écran de la Commande sommaire s'affiche ou lorsque la rubrique Commande(s) est sélectionnée à partir de l'écran Notice complète (et qu'il n'y a pas de commande), le système crée automatiquement une notice volume sur la nouvelle notice bibliographique. Le numéro de commande de la nouvelle notice est le même que celle de la notice maître – la seule chose qui change est le numéro de la notice bibliographique. Le statut de la notice courante est configuré sur « notice suite ». Le statut de la notice maître est mis à jour pour inclure « notice maître avec suite».

·                Supprimer commande de notice volume en cours

·         Utiliser cette option pour supprimer la commande de notice volume en cours. Toutes les données de réception et de facturation doivent être supprimées à partir de la notice avant d'utiliser cette option.

211.4.1 Commande notice maître.[//]

Si la notice que vous affichez actuellement est une notice maître, vous ne pouvez enlever le statut Commande tant que tous les volumes n'ont pas été retirés de la notice maître.

Une notice maître doit déjà être « en commande » (c'est à dire transmise au fournisseur) avant que vous ne puissiez commencer à lui ajouter des volumes.

Note

Une notice peut avoir plusieurs de ces statuts, auquel cas ils sont séparés par une virgule :

Après que vous ayez coché l'option Voir notice volume sur l'écran de sélection, un écran récapitulatif s'affichera :

A partir de cet écran vous pouvez sélectionner une commande pour en voir les détails.

Lorsque vous visualisez le résumé de la commande partielle lorsqu'il s'agit d'une relation notice maître/notice volume, le nombre total d'exemplaires reçus / facturés etc. est une partie du nombre total des notices volume. Le statut reçu/facturé sur la commande maître sera toujours « Partiel ».

211.4.2 Créer des notices volume[//]

Après avoir coché l'option Créer une notice volume pour changer soit la scission de titre soit la suite monographique sur l'écran de sélection d'une notice maître, un écran de recherche bibliographique s'affichera :

Vous pouvez effectuer une recherche ou cliquer sur le bouton Introduire. Dans le dernier cas vous devrez passer par les étapes normales de création d'une notice bibliographique.

Après avoir récupéré une notice existante ou enregistré une nouvelle notice cliquer dans la rubrique Commande(s) et ajouter une nouvelle commande. Cela ne vous mènera PAS à travers les étapes normales pour passer une commande. Au lieu de cela vous arriverez à l'écran général de la commande généré automatiquement. Divers éléments d'information sont par défaut tirés de la notice maître.

Vous verrez que le statut (dans la partie 2 - Données générales) est maintenant « scission de titre » (ou « suite » selon le cas).

Si vous revenez à la notice maître, le statut dans la partie 2 – Données générales, est maintenant « notice maître avec suite » :

 (ou Notice maître avec suite selon le cas).

Après que vous ayez coché l'option Voir notice maître dans l'écran de sélection d'une notice volume, l'écran détails commande de la notice maître s'affichera.

Notes

Si la notice que vous affichez actuellement est une notice de volume, vous ne pouvez annuler le statut Commande, modifier le fournisseur, imprimer la commande, ajouter une nouvelle commande partielle, etc. Vous ne pouvez modifier les dates de réclamation/annulation mais vous pouvez manuellement réclamer les exemplaires à partir de l‘écran de réception.

Les notices volume ne sont pas prises en compte lors de l'impression des commandes à partir de l'AFO 251/252/253.

Les notices volume sont ignorées (les zones dates des première et deuxième réclamations et date d'annulation sont ignorées). Si nécessaire les notices volume peuvent être réclamées manuellement à partir de l'écran réception.

La notice volume doit être supprimée avant la notice maître. Utiliser l'option Supprimer commande notice volume en cours à partir de l'icône Maître/Volume pour supprimer un volume. Notez que vous devez retirer toutes les données de réception et de facturation de la notice volume avant de la supprimer.

Dans l'écran sommaire des commandes, les notices volume sont identifiées par le préfixe (v) avant le numéro de commande :